Privacyverklaring

Privacyverklaring Congres- en Studiecentrum VNG B.V.

Om ons werk goed te doen is het vaak noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken. We dragen zorg voor een rechtmatige, behoorlijke en transparante omgang met uw persoonsgegevens en respecteren ieders privacy. Daarom houden we ons aan de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

Om integer en vertrouwelijk uw gegevens te verwerken nemen we passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. De keuze van deze maatregelen zijn gebaseerd op de beschikbare technologie, het soort persoonsgegevens dat we vastleggen, en de risico’s die daaraan verbonden zijn. Uw gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht.

We verwerken uitsluitend die persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij worden verwerkt of voor verenigbare doelen. Zo beperken we de opslag van uw persoonsgegevens. Met uw medewerking zorgen we dat we met de juiste gegevens blijven werken. Indien u een onlineaccount bij ons heeft, kunt u zelf een aantal persoonsgegevens inzien, aanpassen, of verwijderen. Zo zorgen we gezamenlijk voor correcte (persoons)gegevens.

Doel verwerking persoonsgegevens 

A. Bij uw bezoek aan onze website 
Bij uw bezoek aan onze website verwerken we (tijdelijk) persoonsgegevens. Hiervoor verwijzen we naar de Privacyverklaring Websites en Cookies.

B. Bij het aanmelden voor een activiteit 
Als u zich aanmeldt voor een congres, cursus, opleiding of andere bijeenkomst, verwerken we de gegevens die u op het aanmeldformulier invult. Dat zijn in ieder geval uw naam, adres en contactgegevens, en soms ook andere informatie, zoals dieetwensen of een eventuele beperking, die u aan ons geeft. Daarnaast kunnen we uw bedrijfsnaam of functie vastleggen.

We verwerken uw gegevens om het congres of de bijeenkomst goed te kunnen organiseren en de overeenkomst uit te voeren. Zo verwerken we ze om u of uw werkgever een factuur te sturen, om te communiceren over de inschrijving en om naambadges te maken. Ook gebruiken we uw (mail)adres om u vóór en/of na de bijeenkomst informatie te sturen, zoals een programma of een verslag, of uw vragen te beantwoorden.

Daarnaast kunnen we u na afloop van de bijeenkomst een evaluatieformulier per e-mail sturen. We verwerken uw reactie daarop zo anoniem mogelijk en zorgen ervoor dat die niet te herleiden is tot uw persoon. Ook nemen we geen persoonsgegevens op in het evaluatieverslag. Kiest u er zelf voor om uw contactgegevens te melden, bijvoorbeeld om uw evaluatie nader te kunnen toelichten of omdat u een klacht heeft? Dan verwerken we deze persoonsgegevens alleen voor dat doel.

C. Tijdens een bezoek aan een activiteit: foto’s en promotie 
Tijdens onze activiteiten worden foto’s gemaakt en film(beeld)materiaal opgenomen. We gebruiken deze foto’s en/of film (beeld) materialen voor onze communicatie-uitingen, verslagen en promotie van vervolgactiviteiten. Als u niet op deze foto’s en of film (beeld) materialen wilt voorkomen, kunt u dit aangeven bij de fotograaf of filmmaker of bij de organisator van het evenement.

D.Voor het verstrekken van deelnemerslijsten 
Nadat u zich heeft aangemeld voor een activiteit, kunnen we uw gegevens verstrekken aan andere deelnemers, sprekers, docenten of organisatoren. Hiervoor geldt het volgende:

  • We vinden het belangrijk om tijdens en na onze bijeenkomsten het netwerken te faciliteren. Daarom verstrekken we soms aan alle deelnemers een deelnemerslijst met de volgende gegevens: naam, functie, organisatie en stad. We delen hierbij nooit uw contactgegevens. Als u niet op deze lijst vermeld wilt worden, kunt u dit bij uw aanmelding doorgeven of een e-mail sturen naar vngcongressen@vng.nl of vngacademie@vng.nl.
  • Als er tijdens de activiteit sprekers zijn, dan delen we met hen de volgende gegevens: 
    een deelnemerslijst per sessie met daarin naam, functie, organisatie en stad van de deelnemers. Dit doen we om hen te helpen om hun presentatie zo goed mogelijk af te stemmen op de deelnemers. We delen echter nooit uw contactgegevens met hen.
  • In uitzonderlijke gevallen is het nodig om uw contactgegevens te delen met de docent(en). Dit doen we om hen de mogelijkheid te geven om contact met u te houden over de opleiding. Dit contact kan ook via een online leeromgeving lopen.

E. Voor het gebruik van de app 
We bieden bij sommige activiteit een app aan die u kunt downloaden. Op deze app kunt u het programma van het congres of de bijeenkomst samenstellen.

F. Voor het aanmaken van een online leeromgeving 
Als u zich heeft ingeschreven voor een opleiding of academiebijeenkomst, kan het zijn dat we werken met een online leeromgeving. We gebruiken uw persoonsgegevens: naam, geslacht, e-mailadres, functie en organisatie om deze leeromgeving voor u aan te maken en om berichten via deze omgeving naar u te sturen.

G. Voor marketing en het versturen van nieuwsbrieven (als u zich daarvoor heeft aangemeld) 
We gebruiken uw e-mailadres om u regelmatig nieuwsbrieven te sturen met relevante informatie over congressen en bijeenkomsten. Dit doen we alleen als u zich voor deze nieuwsbrieven heeft aangemeld en toestemming heeft gegeven. U kunt zich altijd afmelden voor onze nieuwsbrieven. Dit kan via de afmeldlink die onder elke nieuwsbrief staat. Ook kunt u online uw interessegebieden aanpassen. Dit kan alleen als u een online account heeft aangemaakt.

Daarnaast kunnen we uw gegevens gebruiken voor marketingdoeleinden en om u te berichten over andere interessante evenementen of congressen die we organiseren. Hiervoor hebben we een gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening op uw wensen te laten aansluiten. Bij uw aanmelding kunt u ook aangeven in welke onderwerpen u geïnteresseerd bent. In dat geval informeren we u als er congressen of andere evenementen zijn die bij uw interessegebied passen. Ook dit kunt u ten alle tijden wijzigen of verwijderen in uw online account.

H. overige doelen 
Uw e-mailadres, uw vestigingsadres en/of naam gebruiken we om te factureren, om vorderingen te innen, om onderzoek te doen naar uw kredietwaardigheid en voor onze boekhouding. Vanuit de wettelijke plicht vanuit de belastingwet moeten we uw gegevens, zoals uw (bedrijfs)naam, btw-nummer en vestigingsadres in onze administratie bewaren. Ook gebruiken we deze gegevens om eventuele klachten en/of geschillen met u te behandelen.

Delen met Derden 

We verstrekken uw gegevens uitsluitend aan derden als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of met uw toestemming. Met organisaties die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Verantwoordelijkheid/verkregen informatie van derden

Wij zijn de ‘verantwoordelijke’ als het gaat om de congressen, cursussen, opleidingen en academiebijeenkomsten die we zelf organiseren. In dat geval zijn wij degene die bepalen welke persoonsgegevens we verwerken en met welk doel en op welke manier we dat doen. Als u deze gegevens wilt inzien of wilt laten corrigeren of verwijderen, moet u bij ons zijn.

Het komt ook voor dat we een activiteit in opdracht van een andere organisatie, zoals een individuele gemeente of ministerie. In dat geval is die andere organisatie als opdrachtgever ‘verantwoordelijk’ en zijn wij volgens de AVG de ‘verwerker’ van de persoonsgegevens. Dit betekent dat we deze gegevens verwerken in opdracht van die organisatie. Wilt u deze persoonsgegevens inzien of laten corrigeren of wijzigen, dan brengen wij u in contact met die organisatie.

Als wij in opdracht van een organisatie gegevens verwerken, geven we dit altijd duidelijk aan op de website van het betreffende congres of evenement. In alle gevallen gaan we zorgvuldig met uw persoonsgegevens om en zorgen we voor een passende beveiliging.

Bewaartermijn

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waaraan de gegevens zijn gerelateerd. Of zo lang als nodig voor een wettelijke verplichting. 

Uw privacy rechten

U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen of verwerking te beperken. Als u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, deze wil aanpassen of toestemming in wil trekken, neem dan contact met ons op via PO.CS@vng.nl

Eventueel kunt u de Functionaris Gegevensbescherming VNG erbij betrekken via fg@vng.nl, om tot een oplossing te komen. Komt u er vervolgens samen niet uit, dan kunt u klacht indienen de Autoriteit Persoonsgegevens. Als laatste stap kunt u naar de rechter gaan. 

Deze privacyverklaring (pdf) versie 0.3 is voor het laatst gewijzigd op 30 september 2019.